QACTION

Las auditorías y las acciones correctivas representan el motor impulsor de la mejora continua en el sistema de calidad, por lo que es de vital importancia llevar un estricto control en el seguimiento de todos los problemas o no conformidades desde su detección hasta la eliminación definitiva de la causa raíz. Es muy común ver en las empresas que al detectarse un problema o no conformidad se solicita la acción correctiva y no se le da seguimiento, o simplemente se llenan algunos formatos en papel que se archivan o traspapelan y no se controla si realmente se resolvió el problema. Otras empresas que han pasado satisfactoriamente las auditorías de certificación siguen teniendo quejas de clientes, productos no conformes, rechazos, etc. 

Descripción de la solución

QACTION controla las auditorías, quejas de clientes, productos o servicios no conformes, acciones correctivas y preventivas. Automatiza la metodología de las ocho disciplinas facilitando la resolución de problemas y el ciclo de mejora continua.

Cuando se registra un problema, se envía un mensaje por correo electrónico al responsable. Ésta dispone de cierto tiempo (configurable) para responder con una acción inmediata, realizar el análisis de la causa raíz y tomar la acción correctiva permanente. La acción pasa por una etapa de autorización para garantizar la autenticidad de la información. Finalmente pasa a la fase de cierre donde se registra si se resolvió el problema, si se eliminó la causa raíz, si se necesitan acciones preventivas, el resultado de la acción, así como la verificación y el control. Para ello dispone también de cierto tiempo configurable.

Si alguna de estas actividades no se realiza en tiempo, se incluyen en un reporte de atrasos que QACTION genera diariamente de forma automática y que se envía por correo electrónico a alguna autoridad de la organización interesada en conocer el funcionamiento del sistema de gestión. 

Por otra parte, los responsables de cada una de las tareas son advertidos del tiempo que tienen para ejecutarlas. Las computadoras se hacen cargo del control. No más papeles archivados. Las personas solamente reciben mensajes, registran la acción correspondiente y la ejecutan. Usted deja trabajar para el sistema de gestión y ahora el sistema de gestión empieza a trabajar para usted, para la mejora continua de la empresa.

Vigilante atento

Ocurre en muchas empresas que se detecta un problema o no conformidad, se solicita la acción correctiva, se toman las acciones pertinentes y se almacenan los registros. Al mes se detecta el mismo problema y siguiendo el mismo procedimiento se llenan los registros y se almacenan. A las tres semanas vuelve a ocurrir el mismo problema, se vuelven a llenar los papeles. Para los auditores, esta empresa está bien porque cumple con la norma, sin embargo la empresa no está bien porque en realidad no está resolviendo el problema. Es cierto que cumple con la norma y con los procedimientos porque llenan los registros, pero siguen teniendo problemas y su sistema de calidad no está ayudando a resolverlos.

¿Cómo resolver esto?

QACTION presenta un vigilante electrónico que analiza la recurrencia de problemas automáticamente. O sea, si un tipo problema se repite varias veces (configurable) en un determinado intervalo de tiempo,  QACTION  envía un mensaje de alerta de recurrencia de problema, lo cual significa que aunque se llene la información de las acciones correctivas a tomar, en realidad no se está eliminando la causa raíz del problema. Por lo tanto en estos casos se debe realizar un análisis más profundo de la causa raíz. El mensaje de recurrencia de problema le llegará a una autoridad para que ayude al responsable del problema a realizar un análisis correcto de la causa raíz y a tomar una acción correctiva que la elimine definitivamente.

 

Características y beneficios 

  • Automatiza la mejora continua.
  • Disminuye la cantidad de acciones abiertas.
  • Controla la recurrencia de problemas.
  • Permite la interacción y comunicación entre los miembros de la organización.
  • Contribuye a la inteligencia de la organización a través de la opción de problemas similares.
  • Controla quejas de clientes.
  • Cubre los requisitos de la norma ISO 9001:2008
  • Elimina el papeleo que generan las auditorías, quejas de clientes. solicitudes de acciones correctivas, etc.
  • Fácil control y resolución de problemas o no conformidades.
  • El personal toma en serio el sistema de calidad ya que  QACTION se ocupará de advertirle cuando hayan atrasos y avisarle cuando no se eliminen las causas de los problemas.
  • Usted obtiene una herramienta de análisis que lo conducirá a implementar la mejora continua de forma eficiente y eficaz. 
  • Campos y reportes personalizados.
  • Tecnología WPF que permite instalar la aplicación solamente en el servidor y ejecutarse desde cualquier PC como si fuera local.
  • Fácil de usar.
  • Amigable. Mantiene los estándares de diseño de MS Office.
  • Análisis gráfico.
  • Rastreo de todos los cambios que ocurren en el sistema.
  • Asignación de tiempos para el cumplimiento de pasos.
  • Envío de e-mails de alertas de atraso para el responsable del paso con copia al jefe del departamento.

 

 

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