QDOC

El control de documentos representa la fuente número uno de no conformidades en las auditorías de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con el control de documentos. Es muy común que, a pesar del esfuerzo del encargado del control de documentos, algunas personas presenten copias no vigentes de los documentos; o que una persona no tiene acceso a un documento que necesita.

Es injusto que la mayoría de las no conformidades que se detectan en las auditorías sean por aspectos que directamente no afectan la calidad del producto. La organización se esfuerza por ofrecer productos y servicios de calidad y los auditores la señalan por un detalle en el control de la documentación que puede ser irrelevante. 

Descripción de la solución

QDOC es un sistema de comunicación, administración y recuperación de documentos que le ayudará a mejorar su control de documentos. Cumple los requerimientos exigidos en la norma ISO 9000 en materia de control de documentos y datos. 

Cuando alguien con permiso modifica un documento, QDOC avisa a los revisores y luego a quien debe aprobar los cambios siguiendo un flujo definido de trabajo donde cada paso cuenta con cierto tiempo para concretarse. Al aprobarse los cambios, automáticamente el documento queda visible para todos los usuarios que tengan permiso de leer.

Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo reglamentado, se incluyen en un reporte de atrasos que QDOC genera diariamente de forma automática y que envía una vez al día por correo electrónico a una dirección de correo configurable. Esta dirección puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna autoridad de la organización interesada en conocer el funcionamiento del sistema de control de documentos. De esta manera la dirección está al tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad.

Las computadoras se hacen cargo del control. No más papeles archivados. Dejamos de trabajar para el sistema de gestión y ahora el  sistema de gestión empieza a trabajar para nosotros. De modo que los responsables de la calidad se pueden concentrar en su trabajo porque la parte administrativa es realizada por las computadoras.

¿Y leyeron los documentos?

Un problema crítico en las organizaciones es que a muchas personas le proporcionan copia de procedimientos, instructivos, etc., pero no los leen. Simplemente lo guardan en una carpeta que luce muy bien como adorno. Con QDOC esto queda solucionado porque podemos saber en todo momento quien entró a leer cada documento. Podemos asegurarnos de que los usuarios estén enterados de las nuevas modificaciones, ya que cuando se aprueba un cambio a un documento, QDOC avisa a todos que hubo un cambio y solicita confirmación de que entendieron los cambios. Por lo tanto, la difusión también se realiza de manera electrónica.

Con una interfase muy fácil de operar, QDOC garantiza que:

  • Haya control sobre los documentos obsoletos o no vigentes.
  • Los documentos modificados sean revisados y aprobados antes de su emisión.
  • Los cambios y el estado de revisión actual de los documentos sean identificados.
  • Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.

 

Características y beneficios 

  • Cubre completamente los requerimientos de la norma ISO 9000.
  • Permite desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos.
  • Mantiene una lista maestra de documentos que incluye la identificación del documento, fecha de emisión, y liberación para cada documento controlado.
  • Asegura que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos controlados.
  • Asegura que un procedimiento aprobado esté en su lugar, y tiene seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos apropiados.
  • Asegura que los documentos controlados estén disponibles para quien los necesite cuando se requieran.
  • Asegura que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento controlado es usada.
  • Cubre completamente los requerimientos de la norma ISO 9000.
  • Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del documento.
  • Avisa oportunamente de los documentos que esperan por revisión y/o aprobación.
  • Funciona en red. Varios usuarios pueden usar el sistema a la vez.
  • No es necesario rescribir los documentos. QDOC incorpora documentos a su base de datos desde cualquier aplicación instalada en su computadora.
  • Protege el contenido de los documentos. De manera que un usuario sin permiso no puede extraer información.
  • Módulo QDOCWEB, que permite acceder a los documentos a través de Internet/Intranet.
  • Comunicación entre usuarios por medio de propuestas.
  • Campos y reportes personalizados.
  • Tecnología WPF que permite instalar la aplicación solamente en el servidor y ejecutarse desde cualquier PC como si fuera local.
  • Fácil de usar.
  • Amigable. Mantiene los estándares de diseño de MS Office.
  • Rastreo de todos los cambios que ocurren en el sistema.
  • Asignación de tiempos para el cumplimiento de pasos.
  • Envío de e-mails de alertas de atraso para el responsable del paso con copia al jefe del departamento.
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