QPROCESS

Cada organización tiene procesos de negocio. Son los procesos en los que las tareas se completan una tras otra hasta tener un trabajo terminado. Usualmente, esto se realiza mediante llenado de formatos impresos y avisos por correo electrónico. Pero esta forma provoca muchos atrasos e incumplimientos en el llenado de registros con las consecuentes observaciones y no conformidades en las auditorías porque los registros son la evidencia de que el sistema de gestión vive. Sin embargo, si una organización puede archivar sus documentos y registros en bases de datos, se pueden automatizar sus procesos de negocio en flujos electrónicos de trabajo. De esta manera los procesos pueden ser auditados con facilidad de modo que aseguren la rendición de cuentas y el cumplimiento coherente con las necesidades de la organización.

Descripción de la solución 

QPROCESS es una aplicación multiusuario que permite el diseño, implementación, automatización y seguimiento de procesos administrativos en donde se involucren documentos, registros y tareas que pasen de una persona a otra. Le ayuda a cumplir con los estándares de calidad establecidos por la alta dirección de su organización, permitiendo monitorear el desempeño de sus procesos, compararlos con las metas fijadas y si es necesario tomar las acciones correctivas necesarias para alcanzar sus objetivos.

Mediante una interfaz gráfica, QPROCESS permite dibujar fácilmente diagramas de flujos con reglas de negocios bien definidas. Luego se ocupa de ejecutar el proceso cuantas veces sea necesario. Y finalmente ayuda a encontrar cuellos de botella e incumplimiento de tareas. Por ejemplo,el departamento de compras puede implementar un proceso desde la requisición hasta la emisión de la orden de compra para que los pedidos se muevan de forma automática y eficiente a través de los pasos del procedimiento de aprobación. En cada paso se puede definir tiempo de cumplimiento, de manera que si alguien se atrasa en su tarea, salen automáticamente avisos de atraso para garantizar de que se ejecute en tiempo. Si una persona se tarda en ejecutar su paso, se puede escalar para que intervengan otras personas en la ejecución.

 

Características y beneficios 

  • Permite observar el desempeño de las personas que participan en los procesos administrativos.
  • Asegura el cumplimiento de estándares obligatorios en su organización.
  • Ayuda a implementar proyectos de mejora continua y monitoreo de la calidad.
  • Optimiza la utilización de los recursos.
  • Reduce los tiempos en los ciclos de los procesos.
  • Reemplaza el papel en los controles administrativos.
  • Aumenta la productividad en áreas de la organización.
  • Automatiza el control de registros del sistema de gestión.
  • Automatiza cualquier trámite o solicitud de forma rápida y simple.
  • Monitoreo de los procesos en tiempo real, para poder detectar cuellos de botella, y realizar las adecuaciones pertinentes en línea.
  • Definición de flujos de trabajo en donde los pasos se pueden asignar a roles funcionales o a personas.
  • Re-direccionamiento en función del cumplimiento de condiciones específicas.
  • Visibilidad total sobre cada paso de la ejecución del proceso.
  • Diseño automático de formularios electrónicos.
  • Reportes personalizados.
  • Formatos diseñados a la medida.
  • Interfaz simplificada de diseño de procesos.
  • Tecnología WPF que permite instalar la aplicación solamente en el servidor y ejecutarse desde cualquier PC como si fuera local.
  • Fácil de usar. Ambiente de modelado basado en “Arrastrar y Soltar”.
  • Amigable. Mantiene los estándares de diseño de MS Office.
  • Administración de procesos centralizada.
  • Integración con otras aplicaciones de base de datos como ERP, nominas, contabilidad, etc.
  • Análisis gráfico de procesos.
  • Reporte detallado de la ejecución del proceso con plantillas personalizables.
  • Rastreo de todos los cambios que ocurren en el sistema.
  • Asignación de tiempos para el cumplimiento de pasos.
  • Envío de e-mails de alertas de atraso para el responsable del paso con copia al jefe del departamento.
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