No. Aunque muchas empresas utilizan QDOC para administrar la documentación de sistemas de gestión basados en ISO 9001, la plataforma puede adaptarse a prácticamente cualquier tipo de norma, proceso o esquema documental.

QDOC permite controlar procedimientos, manuales, formatos, registros, políticas y otros documentos relacionados con diferentes sistemas de gestión y procesos internos de la organización.

Además, el asistente inteligente de auditoría puede ayudar a consultar información y preparar auditorías utilizando la documentación almacenada en el sistema, independientemente del tipo de estándar o metodología utilizada por la empresa.

El asistente inteligente de auditoría de QDOC ayuda a las empresas a encontrar rápidamente información y evidencias dentro de toda la documentación de su sistema de gestión.

Funciona como un buscador inteligente al que puedes hacerle preguntas en lenguaje natural, por ejemplo:

• “¿Dónde está documentado el control de registros?”
• “¿Existe evidencia de revisión por la dirección?”
• “¿Cómo se mide la satisfacción de clientes?”

El sistema analiza automáticamente los documentos almacenados en QDOC y responde mostrando la respuesta encontrada, el documento relacionado y el fragmento exacto donde aparece la información.

Además, ayuda a preparar auditorías internas generando cuestionarios basados en la norma configurada, como ISO 9001, encuentra las respuestas a las preguntas y detecta posibles evidencias faltantes o áreas que requieren mejorar documentación.

El tiempo de implementación depende principalmente de la cantidad de documentos, usuarios y procesos que la empresa desee administrar. En la mayoría de los casos, una implementación básica puede estar funcionando en un par de días gracias a la carga masiva de documentos y la importación de listas maestras desde Excel.

Así, las empresas pueden migrar rápidamente gran parte de su documentación existente sin capturar información manualmente documento por documento.

QDOC permite definir de forma sencilla qué usuarios pueden consultar, crear, modificar, revisar o aprobar documentos dentro del sistema.

Esto ayuda a mantener el control sobre la información, evitar accesos no autorizados y asegurar que cada persona vea únicamente los documentos que le corresponden según su rol o área.

Además, todas las acciones quedan registradas, lo que facilita la trazabilidad y el seguimiento durante auditorías internas o externas.

Sí. QDOC puede enviar notificaciones automáticas por correo para dar seguimiento a revisiones, aprobaciones, vencimientos y tareas pendientes relacionadas con la documentación.

Además, el sistema permite configurar reportes y alertas para ayudar a que los procesos no se retrasen y los responsables puedan dar seguimiento oportuno a sus actividades.

Esto facilita mantener la documentación actualizada y preparada para auditorías en todo momento.