Un software para control de documentos permite evitar errores, asegurar versiones vigentes y mejorar el control en sistemas de calidad.
El control de documentos representa la fuente número uno de no conformidades en las auditorías de certificación. El 80% de las no conformidades detectadas en las auditorias están relacionadas con el control de documentos. Es muy común que, a pesar del esfuerzo del encargado del control de documentos, algunas personas presenten copias no vigentes de los documentos; o que una persona no tiene acceso a un documento que necesita.
Es injusto que la mayoría de las no conformidades que se detectan en las auditorías sean por aspectos que directamente no afectan la calidad del producto. La organización se esfuerza por ofrecer productos y servicios de calidad y los auditores la señalan por un detalle en el control de la documentación que puede ser irrelevante.
Software para control de documentos en sistemas de calidad
QDOC es un sistema de comunicación, administración y recuperación de documentos que le ayudará a mejorar su control de documentos. Cumple los requerimientos exigidos en la norma ISO 9000 en materia de control de documentos y datos.
Cuando alguien con permiso modifica un documento, QDOC avisa a los revisores y luego a quien debe aprobar los cambios siguiendo un flujo definido de trabajo donde cada paso cuenta con cierto tiempo para concretarse. Al aprobarse los cambios, automáticamente el documento queda visible para todos los usuarios que tengan permiso de leer.
Si alguna de estas actividades no se realiza en el tiempo reglamentado, se incluyen en un reporte de atrasos que QDOC genera diariamente de forma automática y que envía una vez al día por correo electrónico a una dirección de correo configurable. Esta dirección puede ser la del gerente de calidad, del director o de alguna autoridad de la organización interesada en conocer el funcionamiento del sistema de control de documentos. De esta manera la dirección está al tanto de cómo está funcionando su sistema de calidad.
Las computadoras se hacen cargo del control. No más papeles archivados. Dejamos de trabajar para el sistema de gestión y ahora el sistema de gestión empieza a trabajar para nosotros. De modo que los responsables de la calidad se pueden concentrar en su trabajo porque la parte administrativa es realizada por las computadoras.
Seguimiento y control de documentos en la organización
Un problema crítico en las organizaciones es que a muchas personas le proporcionan copia de procedimientos, instructivos, etc., pero no los leen. Simplemente lo guardan en una carpeta que luce muy bien como adorno. Con QDOC esto queda solucionado porque podemos saber en todo momento quien entró a leer cada documento. Podemos asegurarnos de que los usuarios estén enterados de las nuevas modificaciones, ya que cuando se aprueba un cambio a un documento, QDOC avisa a todos que hubo un cambio y solicita confirmación de que entendieron los cambios. Por lo tanto, la difusión también se realiza de manera electrónica.
Con una interfase muy fácil de operar, QDOC garantiza que:
- Haya control sobre los documentos obsoletos o no vigentes.
- Los documentos modificados sean revisados y aprobados antes de su emisión.
- Los cambios y el estado de revisión actual de los documentos sean identificados.
- Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables.
Beneficios y características
- Cubre los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e IATF 16949:2016.
- Permite desarrollar una política y un procedimiento para el control de documentos.
- Mantiene una lista maestra de documentos que incluye la identificación del documento, fecha de emisión, y liberación para cada documento controlado.
- Asegura que sólo los cambios autorizados puedan ser realizados a los documentos controlados.
- Asegura que un procedimiento aprobado esté en su lugar, y tiene seguimiento para todos los cambios y revisiones por los individuos apropiados.
- Asegura que los documentos controlados estén disponibles para quien los necesite cuando se requieran.
- Asegura que sólo la versión vigente y aprobada de cada documento controlado es usada.
- Mantiene registro que muestre el historial de revisiones del documento.
- Avisa oportunamente de los documentos que esperan por revisión y/o aprobación.
- Funciona en red. Varios usuarios pueden usar el sistema a la vez.
- No es necesario rescribir los documentos. QDOC incorpora documentos a su base de datos desde cualquier aplicación instalada en su computadora.
- Protege el contenido de los documentos. De manera que un usuario sin permiso no puede extraer información.
- Comunicación entre usuarios por medio de propuestas.
- Campos y reportes personalizados.
- Fácil de usar.
- Interfaz amigable.
- Rastreo de todos los cambios que ocurren en el sistema.
- Asignación de tiempos para el cumplimiento de pasos.
- Envío de e-mails de alertas de atraso para el responsable del paso con copia al jefe del departamento.
- Soporte para dispositivos móviles
¿Qué gana su empresa al implementar QDOC?
Menos no conformidades en auditorías. Al garantizar que solo circulan versiones vigentes y aprobadas, se elimina la causa más frecuente de hallazgos en auditorías de certificación y seguimiento.
Auditorías más rápidas y sin estrés. La lista maestra, el historial de revisiones y la evidencia de lectura están disponibles al instante, por lo que demostrar trazabilidad ante el auditor deja de ser una carrera contra el tiempo.
Ahorro real de horas administrativas. Los flujos de revisión y aprobación, los avisos automáticos y los reportes de atrasos liberan al responsable de calidad de perseguir firmas y llevar controles manuales.
Adopción rápida. Gracias a la carga masiva de documentos y la importación de listas maestras desde Excel, una implementación básica puede estar funcionando en un par de días, sin recapturar información documento por documento.
Casos de uso por industria
Manufactura y automotriz
Control de instrucciones de trabajo, planos, AMEF, planes de control y registros de producción bajo ISO 9001 e IATF 16949. Los cambios de ingeniería siguen un flujo de aprobación con tiempos definidos y evidencia de difusión a planta.
Farmacéutica y salud
Administración de protocolos, procedimientos normalizados de operación y registros regulatorios con historial completo de versiones, permisos por rol y trazabilidad de cada cambio, esencial para entornos GMP y auditorías regulatorias.
Energía, puertos y logística
Operaciones distribuidas en múltiples sitios y turnos requieren que cada colaborador consulte siempre el procedimiento vigente. QDOC centraliza la documentación y confirma electrónicamente que el personal leyó y entendió los cambios.
Servicios, gobierno y educación
Control de políticas internas, contratos, manuales y documentación de procesos con accesos por área. La dirección recibe reportes automáticos del estado del sistema documental sin depender de seguimientos manuales.
Lo que dicen nuestros clientes
“Antes de implementar QDOC, el control de nuestros procedimientos y registros nos creaba muchos dolores de cabeza. Había varias versiones de un mismo documento, era difícil saber cuál era la vigente y el seguimiento de las aprobaciones consumía mucho tiempo.
Con QDOC logramos centralizar toda nuestra documentación en un solo lugar y automatizar el flujo de revisión y aprobación. Hoy tenemos la tranquilidad de que todo el personal consulta siempre la versión correcta de cada documento, y durante las auditorías podemos demostrar la trazabilidad completa de los cambios.
La implementación fue mucho más sencilla de lo que esperábamos ya que con la carga masiva se facilitó mucho. Ya teníamos los archivos en el servidor. Los compactamos y los cargamos a QDOC en un día. El acompañamiento del equipo de Wilsoft fue excelente. QDOC se ha convertido en una herramienta fundamental para mantener nuestro sistema de gestión organizado, cumplir con los requisitos normativos y reducir significativamente el tiempo dedicado a la administración documental.”
Norma Martínez — Gerente de Calidad, Contecon
Preguntas frecuentes sobre QDOC
¿Tengo que cambiar mis documentos para usar QDOC?
No. Puede seguir utilizando sus formatos y documentos actuales. QDOC le ayuda a organizarlos, controlarlos y darles seguimiento durante todo su ciclo de vida: revisión, aprobación, publicación, consulta e historial de cambios. Además, gracias a la carga masiva de documentos y la importación desde Excel, es posible comenzar a trabajar rápidamente sin rehacer la documentación desde cero.
¿QDOC solo sirve para ISO 9001?
No. Aunque muchas empresas utilizan QDOC para administrar la documentación de sistemas de gestión basados en ISO 9001, la plataforma se adapta a prácticamente cualquier norma, proceso o esquema documental: procedimientos, manuales, formatos, registros y políticas de diferentes sistemas de gestión y procesos internos.
¿Qué hace el asistente inteligente de auditoría?
Funciona como un buscador inteligente al que puede hacerle preguntas en lenguaje natural, por ejemplo “¿dónde está documentado el control de registros?”. El sistema analiza los documentos almacenados en QDOC y responde mostrando la respuesta encontrada, el documento relacionado y el fragmento exacto donde aparece la información. También ayuda a preparar auditorías internas generando cuestionarios basados en la norma configurada y detectando evidencias faltantes.
¿Cuánto tiempo lleva implementar QDOC?
Depende de la cantidad de documentos, usuarios y procesos a administrar. En la mayoría de los casos, una implementación básica puede estar funcionando en un par de días gracias a la carga masiva de documentos y la importación de listas maestras desde Excel.
¿Cómo maneja QDOC los permisos y accesos?
Permite definir de forma sencilla qué usuarios pueden consultar, crear, modificar, revisar o aprobar documentos. Cada persona ve únicamente los documentos que le corresponden según su rol o área, y todas las acciones quedan registradas para facilitar la trazabilidad en auditorías internas o externas.
¿QDOC envía recordatorios y alertas automáticas?
Sí. QDOC envía notificaciones automáticas por correo para dar seguimiento a revisiones, aprobaciones, vencimientos y tareas pendientes. Además, permite configurar reportes y alertas para que los procesos no se retrasen y la documentación esté siempre actualizada y preparada para auditorías.
Con este software para control de documentos, tu empresa puede asegurar el cumplimiento normativo, optimizar la gestión de la información y dar seguimiento al desempeño del sistema documental. Además, al integrarlo con el módulo de indicadores KPI, puedes visualizar esa información de forma más estratégica para facilitar el análisis y la toma de decisiones.