El control de documentos debe velar por que la documentación esté actualizada y debidamente distribuida. En ella se recogen procedimientos, metodologías e instrucciones indispensables para los procesos. Un deficiente control provocaría errores e incluso podría ocasionar el uso indebido de recursos. ¿Qué podríamos hacer para garantizar un control de documentos eficiente?
1. Utilizar un formato de diseño estándar
Es importante definir un diseño estándar para la generación de documentos. Las herramientas utilizadas pueden ser diversas y van desde las más básicas, como office, hasta complejos sistemas de gestión de la calidad. Lo importante es conseguir una salida uniforme (diseño, formato, etc.) y disponer de los recursos necesarios para su confección. Apoyarse en la utilización de diagramas es una buena práctica siempre y cuando el caso lo amerite.
2. Vinculación entre los documentos
La revisión de la documentación se hace un tanto difícil si no existe una debida organización de sus partes. Al leer un documento deberíamos llegar fácilmente a todos los documentos con los que este se interrelaciona, y a la vez, tener la constancia del personal responsabilizado con los mismos. Por ejemplo, si la herramienta utilizada fuera office, una buena opción sería la utilización de hipervínculos. La idea es lograr que al revisar un documento sea fácil conocer la documentación de apoyo y sus poseedores.
3. Correcta ejecución de modificaciones
Los cambios documentales exigen de la redistribución de los documentos y la realización de secciones informativas para transmitir los cambios acontecidos. Estos encuentros deben ser anteriores a la aprobación definitiva de las modificaciones, ¿La razón?
Durante las secciones pueden surgir otras modificaciones por parte de los responsables del proceso. Es importante incluir dentro del procedimiento del control documental los pasos de solicitud de cambios a sus poseedores o para notificar necesidades de modificación por parte de dichos poseedores.
Queda claro que la eficiencia de los procesos empresariales requiere de un alto volumen de documentación. Sin embargo, se debe trabajar en que sea liviana, ordenada y funcional, a fin de garantizar la eficiencia de su control.