La gestión documental es uno de los procesos más trabajosos de los sistemas de gestión de calidad, ambiental y de seguridad. La mayoría de la falta de cumplimiento en las auditorías está relacionada con la gestión de documentos. Por esta razón en el mercado han surgido muchas soluciones informáticas que buscan resolver este problema, pero ¿cómo puedo elegir una buena solución? En este artículo se exponen algunos elementos importantes a tener en cuenta al momento de tomar la decisión correcta.
Cumplimiento con la norma
Según la norma ISO 9001:2015 la organización debe asegurarse de que la información documentada como mínimo
- incluya la identificación y descripción. Una funcionalidad muy deseada es la codificación automática. Si la aplicación se encarga generar código automático para cada nuevo documento siguiendo una regla establecida que garantice una lógica en los códigos y que no se repitan.
- contemple una ruta de aprobación de los cambios. La aplicación debe permitir la elaboración de flujos de trabajo que faciliten el proceso de revisión y aprobación de documentos.
- esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite. Con una solución que permita acceder a los documentos desde cualquier dispositivo móvil como teléfono inteligente, tableta o laptop se puede cubrir perfectamente este punto sin necesidad de imprimir documentos. Ahora bien, para esto no es suficiente con que la aplicación se encuentre en la nube, es muy importante que tenga un diseño Web adaptable (Web Responsive) para que funcione correctamente en teléfonos inteligentes.
El control de la información documentada
Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda:
- a) distribución, acceso, recuperación y uso. Estas actividades se garantizan fácilmente con los permisos de lectura de los usuarios del sistema.
- b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad. Al manejar la información documentada en forma digital en servidores seguros y confiables con respaldo automático y periódico de la información una aplicación de gestión documental puede cumplir con este punto.
- c) control de cambios (por ejemplo, control de versión). La aplicación debe contar con registro de todos los cambios que ha experimentado el documento, un control automático de versiones, así como con el control de acceso a las versiones obsoletas del documento. En caso de ser necesario se debe poder regresar a versiones anteriores del documento.
- d) conservación y disposición.
La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. Para esto es importante poder controlar las impresiones y descarga de documentos a través de permisos asignados dentro de la aplicación de manera que no todos los usuarios puedan descargar o imprimir para que no circulen copias no controladas de la información documentada que se pueda alterar o modificar.
Por otra parte, si por error se realiza una modificación a un documento debe existir la posibilidad de deshacer los cambios y regresar a como estaba el documento antes de la modificación.
Protección de la información
La información documentada debe estar protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado, o pérdida de integridad).
Buena parte de la información que se maneja en el sistema de gestión de calidad es considerada confidencial y es uno de los activos más importante de la organización. Los procedimientos, instructivos, especificaciones, etc. contienen el núcleo del valor intelectual de la empresa. Por lo tanto, proteger esa información debe ser prioridad del proceso de gestión documental. Un sistema informático que no pueda garantizar la confidencialidad de los documentos pone en riesgo a toda la organización.
Los sistemas de control de documentos más avanzados incluyen entre sus características un visor de documentos que controla la descarga de documentos, así como las impresiones. No todos los usuarios deben poder descargar o imprimir documentos. Solamente aquellos usuarios con permiso deben tener acceso a esas funcionalidades. Una vulnerabilidad que permita fuga de información puede ocasionar daños irreparables a la compañía.
Visor de documentos
La principal función de un sistema de control documental recae en la visualización de documentos. Es deseable que la solución contemple un visor de documentos que permita visualizar archivos tanto de Word, Excel, power point, pdf, videos, imágenes, etc. Ya que la documentación se puede encontrar en cualquier formato. Los sistemas que dejan esta funcionalidad al navegador de internet incurren en fallas de seguridad que van en contra de la confidencialidad que exigen las normas.
Facilidad de uso
Adaptarse a un sistema informático nuevo siempre es difícil si es muy diferente a los sistemas que estamos acostumbrados a usar. Como usuarios experimentamos un choque desde el primer momento que entramos a la aplicación por lo que es muy útil que la apariencia de la aplicación sea similar a otras ya conocidas que tengan relación con administración de documentos o archivos. La más conocida de estas aplicaciones es el explorador de Windows. Una aplicación de control de documentos parecida al explorador de Windows pero con los controles que exigen los estándares tiene una curva de aprendizaje mucho menos pronunciada.
Facilidad de implementación
Mover cientos o miles de documentos a un sistema de control documental representa un trabajo titánico que casi siempre se le deja a unas pocas personas, a veces a una sola. Este proceso de migración se puede llevar a cabo con agilidad si la aplicación cuenta con una opción de importar varios documentos a la vez o una carga masiva de documentos desde el explorador de Windows.
Documentación, Ayudas y tutoriales
Mientras más información halla del software es mejor. Ayudas, manuales, Video tutoriales, webinars, etc., facilitan la implementación del sistema. Se debe exigir que la información de apoyo sea clara y asequible para cualquier empleado que vaya a utilizar el producto. Actualmente una de las formas más populares son los videotutoriales.
Servicio de soporte técnico
Por muy amigable que sea la aplicación el servicio de soporte técnico es crucial para una implementación exitosa de un sistema de gestión documental. Es importante que se encuentre en línea al menos en horario de oficina para aclarar dudas, personalizar reportes, etc.
Personalización
Por muy estándar que sean las normas en cada organización siempre hay una forma un poco diferente de hacer las cosas. La norma indica el Qué, pero no nos dice el Cómo. Por esta razón la aplicación de control de documento debe contemplar cierto margen de personalización para que la compañía la pueda adaptar a su forma de trabajar. Por ejemplo, cada empresa tiene formatos diferentes para reportear los datos que se encuentran en el sistema.
Auditoría al sistema
Todos los sistemas informáticos que modifiquen una o varias bases de datos deben contar con una forma de realizarle auditoría al sistema. Si un registro en base de datos sufrió un cambio, esta auditoría debe ser capaz de determinar quién hizo el cambio, cuándo lo hizo y en que pantalla se encontraba. Además, se debe poder conocer qué datos contenía el registro antes de ser modificado. Esto permite eventualmente deshacer errores que se cometan en el uso de la aplicación.
De la misma manera si alguien elimina un registro se debe saber quién lo eliminó y qué dato tenía el registro en aras de que se pueda recuperar.
Plataforma
La adecuación de las soluciones a las diferentes plataformas disponibles para el cliente permite adaptar la solución a las políticas de la organización. Algunas empresas prefieren aplicaciones de escritorio por ser más rápidas mientras que otras prefieren aplicaciones web.
Ciertas organizaciones por políticas obligan a que todos sus sistemas informáticos se instalen localmente para tener control absoluto de la seguridad de la información. Otras organizaciones han migrado a servidores en la nube para ahorrar recursos materiales y humanos. Una buena solución de gestión de documentos debe comprender tanto aplicaciones de escritorio como aplicaciones web y debe proveer servicio en la nube como local. En caso de proveer servicio en la nube nos debemos asegurar que los servidores sean lo suficientemente confiables.
Acceso a la información
Por lo general en sistema documental contiene cientos o miles de documentos. Los documentos se codifican y se le asignan nombre y descripción, pero esto no es suficiente para una búsqueda eficaz. No todos pueden memorizar tantos códigos o nombres. Es por ello que los sistemas modernos incluyen indexación automática de documentos que permite desde la carga crear un índice para la búsqueda rápida de documentos por el contenido.
Software dedicado
Puede contar con nuestro software dedicado a esta finalidad QDOC, el cual cumple todos los puntos anteriormente expuestos.