El control de la información documentada ocupa un importante punto en la norma ISO 9001:2015. En este apartado se denomina información documentada a lo que en su versión anterior se conocía como documentos y registros. Se define a la información documental como la evidencia documental de la implementación de procedimientos en la cual se identifican los responsables de su gestión a fin de garantizar su debido control.
Requisitos para el control documental según ISO 9001:2015
Según lo planteado por la ISO, cumplir con los requisitos sobre el control de la gestión documental supone:
Debida identificación y codificación
Toda la información documentada debe ser correctamente legible y en ella debe aparecer la actividad, el responsable de su ejecución y la fecha en que esta será emitida. En caso de ser archivada en formato físico deberá incluir una codificación para que esta pueda ser fácilmente localizable. Por su parte, la información digital también utilizará como nombre de archivo una debida codificación.
Resguardo y almacenamiento
Cada carpeta que guarde los documentos físicos deberá tener una identificación frontal. Esto mismo sucederá con los ficheros digitales y para su mejor resguardo serán almacenados en un servidor de la organización.
Control de caducidad
Los registros y documentos deben ser conservados el tiempo estipulado en los procedimientos elaborados. Al finalizar el tiempo definido es pertinente proceder a la destrucción de los mismos.
Permisos de acceso a la documentación
Deben quedar explícitamente definidos los accesos de personal permitidos a la documentación almacenada. En este registro también se debe definir las responsabilidades de uso a fin de que cada involucrado tenga claro conocimiento de ello.
Acceso al cliente
En dependencia de si estuviera especificado o no dentro del contrato. El cliente podrá disponer de la documentación generada durante el tiempo estipulado.
Wilsoft QDOC es la herramienta ideal para administrar eficazmente la documentación de un sistema de gestión de calidad como ISO 9001:2015.