Cumplir las normas necesarias para concebir productos y servicios de calidad genera una gran cantidad de documentación. Además de todo, para conseguir el objetivo perseguido, dicha documentación debe ser debidamente gestionada. Debe garantizar la clasificación, el almacenamiento, la seguridad y disposición de los documentos o registros involucrados en los sistemas de calidad. Esto nos permite llegar a la conclusión de que la gestión documental constituye la base de la gestión de calidad. Dicho en otras palabras: no existe calidad sin gestión documental.
Beneficios de la gestión documental en la gestión de calidad
Además de la gran importancia que tiene la gestión documental en la implementación de la ISO, existen otros muchos beneficios derivados de ella.
- Detalla de manera minuciosa el sistema de gestión de la calidad de la organización.
- Permite comprender mejor las interrelaciones entre los procesos.
- Ayuda al personal laboral a entender mejor la misión que debe desempeñar.
- Explica detalladamente la manera que debe ser realizada cada actividad a fin de cumplir los objetivos.
- Sirve de referencia a clientes y construye las bases de la confianza.
- Colabora en el orden y la estabilidad de la organización.
- Proporciona la información necesaria para evaluar los resultados del sistema.
Aunque el diseño de la documentación debe ser supervisada por los responsables del seguimiento del sistema de gestión de calidad. La elaboración de los documentos ha de ser responsabilidad del personal involucrado en los procesos. De esa manera se facilita el compromiso, y a la vez, se garantiza el entendimiento de los requisitos. Podríamos decir que la gestión documental es la elaboración y actualización continua de la documentación de la organización. Su misión es garantizar que los documentos estén debidamente controlados y que el personal implicado tenga pleno conocimiento de los mismos. Una buena gestión de documentos facilitará una buena gestión de la calidad.
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