Muchas veces asumimos que la mejor manera de elevar la productividad laboral de una empresa es que los empleados cuenten con una óptima capacitación en la actividad a la que se dedican. Sin embargo, la baja productividad de un empleado puede tener sus raíces en la forma de trabajar y no en el trabajo mismo.
En el ámbito de desarrollo profesional se le llama productividad (P) al índice económico que relaciona la producción con los recursos empleados para obtener dicha producción, expresado matemáticamente como: P = producción/recursos.
Esto quiere decir que un trabajador apto y hábil puede ser capaz de realizar mucho trabajo en menos horas que sus compañeros y, por tanto, ser considerado como más productivo; pero la cantidad de trabajo no siempre es el principal indicador de la productividad. Esto es cierto especialmente en el área de servicios, donde es más subjetiva la evaluación del trabajo del empleado y más difícil de cuantificar. Puede tenerse el caso de un empleado muy inteligente y capacitado en su área pero que no puede “sacar” adelante tanto trabajo como sus compañeros. Si le aplicamos una prueba de conocimientos podremos convencernos de que no se trata de ignorancia o falta de pericia; se trata de desorganización interna y problemas para dar prioridades a las actividades cotidianas.
Esa es la cuestión primaria y medular en el trabajo: aprender a organizar las tareas, a priorizarlas, a iniciarlas y terminarlas. Es imprescindible que como empresarios aprendamos a trabajar nosotros primero para que nos resulte más fácil organizar el trabajo de los empleados y enseñarles a trabajar.
A continuación mostramos algunas herramientas que pueden ser útiles para aprender a organizar y priorizar el trabajo y que pueden ayudarnos a elevar los niveles de productividad de nuestras empresas:
Aprendiendo a organizar
- Al inicio del día, revisar la lista de pendientes del día anterior y agregar las nuevas actividades que hayan surgido durante la mañana.
- Elegir aquellas acciones que requieren de solución inmediata. Subrayarlas con algún color llamativo (amarillo, por ejemplo).
- Empezar a resolverlas: hacer la llamada telefónica, enviar el fax o el mensaje, llevar los papeles, salir a recoger la documentación, cualquier acción que implique la realización real, física, contundente de esa actividad.
- Continuar con la siguiente actividad y empezar a solucionarla.
- Ir agregando a la lista las nuevas actividades que vayan surgiendo durante el día y utilizar algún tipo de símbolo que nos ayude a identificar el grado de importancia o urgencia de cada una.
- Al término del día, cerrar los asuntos terminados, archivar la documentación.
- Antes de salir de la oficina, retomar el listado de la mañana y tachar aquellas actividades que ya se terminaron de realizar. Dejar la lista a la mano para iniciar al día siguiente.
- Al término del día, la pila de papeles debe ser más pequeña que como estaba en la mañana cuando iniciamos las labores.
- Es importante contar con una agenda, una libreta, un block de post-it, un reloj con alarma o cualquier otro artículo que nos facilite anotar y, posteriormente, recordar lo que tenemos pendiente.
- Es una fantasía el pensar que podemos recordarlo todo. No existe la “mala memoria” para un empresario; sólo existe la disciplina o la negligencia de apuntar los pendientes.
Aprendiendo a priorizar
Uno de los desafíos más importantes que enfrenta el empleado cada día es priorizar las tareas. Lo que es urgente para el jefe puede no serlo para el empleado. Por eso, si no somos lo suficientemente claros en cuanto a lo que necesitamos, es posible que el empleado aplique sus propios criterios al decidir la precedencia de cada actividad. Algunos consejos para evitar descalabros en la asignación de prioridades pueden ser:
- En vez de decir que “necesitamos urgentemente”, especificar dentro de cuánto tiempo esperamos nos entreguen lo que hemos solicitado. Es preferible decir que necesitamos la información “a más tardar” en dos horas o dos días, que decir “urgentemente”.
- Convenir siempre con el empleado las fechas de entrega de los trabajos y permitirles a estos proponer una fecha distinta en caso de que el trabajo se pueda realizar en menos o más tiempo del solicitado. El empleado suele tener mejor idea de lo que implica la realización de la tarea.
- Hagamos peticiones concretas, utilizando pocas palabras, con órdenes o instrucciones claras y sencillas.
- Pidamos UNA COSA A LA VEZ.
- Pidamos al empleado que también APUNTE LOS PENDIENTES.
- Tengamos claro nosotros lo que queremos ANTES de pedirlo. Así sabremos cómo solicitarlo.
- Revisemos con nuestros empleados si la lista de actividades que nosotros elaboramos para cada uno de ellos es la misma que ellos apuntaron en sus agendas. Es importante cerciorarse que todos tienen la información que les corresponde.