Como conocemos, la gestión documental constituye la base de todo sistema de gestión de calidad. A partir de ella es posible dar el seguimiento requerido de toda la documentación generada. La dependencia entre los sistemas de gestión de calidad y la gestión documental es sumamente profunda. Tanto, que tratar de definir a ciencia cierta quien depende de quien se vuelve tan difuso como saber si primero estuvo el huevo o la gallina.
Lo cierto es que garantizar una buena gestión documental es primordial. Así que sería oportuno mencionar algunos consejos indispensables a la hora de llevar a cabo esta actividad.
Empleo de la digitalización
La digitalización de la documentación te evitará el riesgo de la vulnerabilidad de la documentación física. Además de ello te facilitará la búsqueda y la administración de tus documentos. Deja en formato físico solamente la documentación imprescindible.
Clasifica debidamente la documentación
Las organizaciones generan una gran variedad de documentación. Si la clasificas debidamente podrás trabajar de forma organizada y siempre tendrás la noción de en dónde puede estar almacenada la información.
Chequeo de caducidad
Debes velar por aquellos documentos que han expirado o necesitan de modificaciones específicas. A la par debes trabajar en comunicar a los interesados los cambios sucedidos y distribuir las nuevas versiones.
Explota el uso de las plantillas
Crear plantillas para los modelos es una buena práctica en la gestión documental. De esa manera optimizarás al máximo tu tiempo. Si necesitas redactar un nuevo documento solo será cosa de seleccionar la plantilla adecuada y a partir de ella desarrollar todo el contenido.
Prioriza procesos importantes
A veces el tiempo apremia y ante la presión no sabemos cuál es el paso que debemos dar. Justo en dicho momento no debes perder de vista los procesos importantes. Tareas relacionadas con el cliente, validaciones y envío de facturas u otras importantes no deben quedarse rezagadas.
Incentiva la participación de todos los usuarios
Es necesario que trabajes en la participación de todos los implicados. De esa manera todos colaborarán en la gestión documental y participarán activamente a la tarea. La gestión documental no es cosa de una sola persona.
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